Después de efectuar la búsqueda y seleccionar a los potenciales clientes, la empresa debe proceder a contactarse con cada uno de ellos a fin de presentarles el producto y ponerlos en conocimiento de la oferta. Algunos contarán con páginas web y correos electrónicos, otros contarán con números de fax y de teléfono, siendo éstos los medios más utilizados en la actualidad.
Pero por otro lado, se debe señalar que se ha comprobado la aparición de un sinnúmero de empresas “fantasmas”, ficticias o fraudulentas que publican páginas web con la intención de “atraer” a exportadores novatos o incautos, quienes creen haber encontrado un cliente importante. En este sentido, es muy importante verificar ciertos datos del potencial cliente, tal como su dirección, su fecha de establecimiento, el flujo de sus operaciones, sus relaciones bancarias, sus referencias comerciales, si está asociado a algún gremio empresarial, etc. En algunos casos será necesario solicitar garantías o adelantos de pago antes de proceder al embarque, especialmente si se trata de las primeras operaciones comerciales realizadas con el cliente.
Si luego de la investigación realizada, se llega a determinar que el cliente es una empresa formal y correctamente establecida, se iniciará una etapa de conocimiento previa a la formalidad del envío de embarques, la que consiste en el envío de muestras. Esta etapa puede durar unas cuantas semanas o inclusive meses, dependiendo de lo que desee el cliente ya que, a muchos compradores internacionales no les basta con recibir un par de embarques para dar su conformidad. Muchas veces se requiere el envío constante de muestras a lo largo de un año o en caso que ya se esté exportando, permitirle al cliente potencial que compre de quien está recibiendo la mercadería para que verifique la calidad, el abastecimiento continuo, puntualidad de los envíos, etc.
Este es el caso de muchas empresas europeas que compran productos perecibles como flores, frutas, etc. De las subastas o de intermediarios durante períodos que inclusive superan un año antes de aceptar un contacto directo con el proveedor externo. Así pues, se debe ser paciente y no desestimar a un cliente que no acepte de manera inmediata la oferta, toda vez que de la misma manera en que la empresa es cautelosa con el tema de los pagos de la mercadería que exporte, el cliente lo será respecto de los bienes o servicios que va a adquirir; debiendo la empresa estar siempre preparada para cumplir con los pedidos que puedan llegar.
En algunos casos, sobre todo cuando la operación internacional representa un monto considerable de dinero y por ende implica mayor riesgo, tanto el exportador como el importador desearán realizar un “reconocimiento físico” de cada parte, es decir se realizarán visitas para conocerse, revisar las instalaciones y procesos. Por eso es muy importante no dar falsos testimonios sobre la realidad de la empresa, dado que resulta totalmente negativo recibir la visita de un comprador extranjero y no poderle enseñar lo que se le ofreció o indicó previo a su visita.
No es raro ver empresarios en problemas cuando los compradores extranjeros vienen a comprobar las instalaciones, el área sembrada, la calidad de los profesionales o cualquier otro aspecto importante para confirmar la relación comercial. De otro lado, muchos exportadores peruanos se han dado grandes sorpresas al visitar a sus posibles clientes (inclusive clientes) al comprobar su inexperiencia, su tamaño reducido o su baja capacidad financiera, motivo por el cual debe tenerse en consideración la posibilidad de efectuar visitas al importador cuando se trate de operaciones que involucren una mayor inversión.
Texto extraído de la Guía de Capacidades Gerenciales de Comercio Exterior elaborada por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo. (Enero de 2013). Obtenido de www.mincetur.gob.pe
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